Comment faciliter les démarches administratives avec le collège grâce au numérique ?

Au collège, de nombreuses démarches administratives se font avec le numérique. Même si les informations sont disponibles en ligne, tous les parents ne sont pas à l’aise avec les outils numériques et ne savent pas toujours comment faire.

Cette fiche propose quelques idées pour soutenir les parents dans leurs principales démarches.

Faciliter et anticiper la connexion

Privilégier la plateforme unique ÉduConnect d’accès aux services et démarches en ligne concernant la scolarité des enfants de la maternelle au lycée. Elle permet aussi la connexion à de nombreux E.N.T.

Anticiper la connexion aux outils permet d’éviter du stress. Des temps de prise en main peuvent être proposés aux parents qui ne se sont pas connectés aux outils en partenariat avec les associations locales, les maisons France Services et les référents sociaux institutionnels.

Sensibiliser toute la communauté éducative à la nécessité de distinguer les comptes parents et élèves donnant droit à des accès différents. De même, sensibiliser les élèves à la question de l’identité numérique attirera indirectement l’attention de leurs parents.

Voir la fiche 2 du thème 1 de la mallette collège professionnel

Favoriser la lisibilité

Choisir un outil numérique unique, en équipe et pour un même usage, permet de réduire les difficultés des élèves et des familles.

Dans l’outil numérique du collège, un onglet « démarches administratives » regroupant formulaires, documents et liens facilitera les démarches de toutes les familles et aidera les personnes extérieures au collège à répondre aux sollicitations des parents vulnérables.

Mettre en place des accompagnements humains rassurants

Demander de l’aide est d’autant plus difficile lorsque cela implique de donner des informations personnelles à un inconnu. Il est donc nécessaire d’être vigilant pour ne pas se mettre en danger.

Bien définir le rôle de chacun au sein de l’établissement et communiquer largement en direction des familles à ce sujet évitera des incompréhensions. Un lieu d’accueil respectant les personnes et la confidentialité des informations mettra les parents en confiance.

Aidants Connect 

Communiquer un calendrier des démarches

Un calendrier annuel des démarches à effectuer par niveau de classe peut être communiqué aux parents et aux partenaires accompagnateurs. Des rappels informant les parents des échéances peuvent être planifiés dans l’agenda.

Les démarches avec les outils numériques du collège

Depuis l’outil numérique du collège, les parents ont accès à l’inscription et au règlement de la cantine, au carnet de liaison, à la messagerie avec les professeurs, les personnels administratifs et de santé...

Ces démarches dématérialisées évitent des déplacements et font gagner du temps. Certains parents préféreront néanmoins un accompagnement en présentiel avec l’utilisation de support papier, plus rassurant et laissant plus d’autonomie.

Voir la fiche 2 du thème 1 de la mallette collège professionnel 

Les canaux de communication

Ce tableau propose des canaux de communication complémentaires pouvant être utilisés dans le cadre de la stratégie de communication globale de l’établissement, selon les contextes et les besoins des familles :

SYNTHÈSE

À l’heure du numérique, les démarches à réaliser dans le cadre du parcours de l’élève sont l’occasion de questionner et améliorer la communication avec les familles. Les modalités et les canaux de communication se diversifient et les familles se sentent parfois dépassées. Les démarches dématérialisées doivent être accompagnées d’une communication planifiée et pensée pour s’adapter au plus près des besoins et des contextes.

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